Los certificados de retención, son documentos que respaldan las retenciones realizadas en un determinado periodo contable; es decir, es un documento soportes donde queda consignada la respectiva retención, que varía según la fuente del ingreso.
I. Generación de retenciones
Para registrar una retención en odoo, deben seguirse los siguientes pasos:
- Registrar la factura de proveedor, en la ruta Contabilidad - Proveedores - Facturas.
- En el campo de referencia de proveedor, se debe ingresar el número de factura fiscal que el proveedor entregó (Esta información se trasladara al campo “Memo” del registro de grupo de pago).
- En la línea de factura, agregar en la columna de Retenciones, todas las retenciones que aplican al registro; importante que todas las líneas de productos que apliquen a la retención, se les agregue la retención correspondiente.
Nota: Las retenciones ingresadas en las líneas de la factura no afectan el cálculo del monto total del registro.
4. Validar el registro de factura, dando clic en el botón “Confirmar”.
5. Para registrar las retenciones, se debe dar clic en el botón “CREAR RETENCIÓN”, localizado en la parte superior de la factura. Este se habilita únicamente en las facturas que contienen retenciones en las líneas de factura y que han sido confirmadas.
6. Al crear la retención, el sistema habilita un grupo de pago con la retención ya aplicada y con todo el detalle de la factura relacionada. En este registro únicamente se carga el saldo de la retención, no hay valor de pago de factura relacionado.
Nota: Si se agrega más de un tipo de retención; se creará un grupo de pago por cada una de ellas.
7. Dar clic en el botón de confirmar; esto generará el asiento contable, en el cual se involucra la cuenta del proveedor y la cuenta de la retención.
8. Al ingresar nuevamente a la factura, se podrá observar que está parcialmente pagada, y en la parte inferior podrá observarse el registro aplicado de la retención.
9. En la parte superior derecha del registro de factura, se habilitará un botón llamado “Retenciones”, con el cual podrá ingresar y ver todas las retenciones aplicadas a esta factura.
II. Consolidación de retenciones
- Ingresar en el registro de grupos de pago, el cual se encuentra en la ruta Contabilidad - Proveedores - Grupos de pago
- Seleccionar todos los registros de grupo de pago relacionados con las retenciones para las cuales se emitirá un certificado de retención; los cuales pueden diferenciarse mediante el diario contable.
- Dar clic en el botón “CREAR CERTIFICADO” que se mostrará en la parte superior del registro.
- El sistema generará de forma automática un certificado de retención para cada proveedor, de acuerdo a cada tipo de retención; es decir, que si hay 3 retenciones del mismo tipo para un mismo proveedor, estos se consolidarán en un mismo certificado.
- Ingresar al registro del certificado, y dar clic en el botón “Confirmar”
- Dado que existe configurada una secuencia fiscal, se asignará la numeración correspondiente. En caso de que solo se tenga una secuencia fiscal para todos los tipos de retenciones, esta puede quedar configurada como un valor predeterminado; en caso de que sean secuencias distintas para cada tipo de retención, el usuario debe seleccionarla manualmente.
En el grupo de pagos, existe una validación con la cual no se permite generar dos veces el certificado de retención; si se intenta generar, el sistema no genera ningún nuevo registro.
En Honduras, las retenciones pueden ser aplicadas al momento que se ingresa la factura, como ocurre regularmente con las compras locales; o bien al momento de realizar el pago de la misma, como es el caso de las compras en el extranjero.
Las retenciones deben crearse antes de crear el registro de pago; de esta forma el monto retenido ya saldrá disminuido del saldo a pagar.
(Nota: El proceso de retenciones descrito en este documento, ajustado al país de Honduras, también puede aplicarse a empresas de Nicaragua; en cuyo caso las retenciones son aplicadas al momento de realizar el pago.)